The Association is Born

Executive Committee

1. The meeting was opened at 10:15 am by Colin Stephenson and Florence Coleridge with a general welcome and introductions of the organizing committee. There were approximately 100 people in attendance. Fern Payer spoke in French and emphasized that everyone was free to intervene in either language.

2.It was announced that one candidate for the Member at Large positions had withdrawn (Jocelyne Boily), making an election process unnecessary. Remaining candidates would be acclaimed. Colin Stephenson gave attendees a short history of issues behind the formation of the Pensioners’ Association and outlined its objectives.

3. Florence Coleridge presented the details of the constitution, including a rationale for formalizing the association. She noted that the matter of incorporation, registration, and/or indemnification of officers was one aspect of the association that was not addressed in the constitution but which would be investigated further by the new executive committee, possibly with independent professional advice. Florence explained the voting process for acceptance of the proposed constitution, the executive committee and the proposed fee structure.

4. David Morgan moved acceptance of the draft constitution as presented in BULLETIN #2, dated 15 September 2001. Seconded by René Marcotte. Motion carried by show of hands (total count of 162 in favour, comprised of 83 from the floor + 81 mailed in ballots, of which 79 were in favour, 1 opposed, and 1 spoiled). NB Not all on floor voted; some had already mailed in ballots.

5. Florence Coleridge then introduced and called for approval of the new executive committee: President - Paul Cliffen, Vice President - David Morgan, Secretary - Maura Giuliani, Treasurer - Fernand Payer, Members at Large: Gordon May, Larry Moncrieff, Pat Redmond. Bev Lucas moved that the acclaimed candidates be approved. Seconded by Hillel Kaslove. Motion carried by show of hands. The meeting was then turned over to the new President, Paul Cliffen.

6.After a brief coffee break, Paul Cliffen expressed special thanks to Colin Stephenson and Florence Coleridge for so much preliminary work in the formation of the association. David Morgan spoke for other members of the new executive and Paul Cliffen read comments from Pat Redmond, who was unable to attend the meeting.

7. Fernand Payer presented preliminary spending proposals of about $15,000 for the first year (as circulated in BULLETIN #1), noting that figures were based on a membership of 300 – 400. The proposed fee structure included: $50.00 annual fee (pro-rated quarterly) or quarterly payments of $12.50; or pay-what-you-can (to ensure affordability); or $500.00 life time membership.

8. Gordon May moved that 2001-2002 fees detailed above be accepted. Seconded by Cliff Godding. Motion carried by show of hands.

9. Paul Cliffen went on to highlight organizational issues facing the new association and noted that the executive committee would meet bi-weekly to get things rolling.

• Minutes of the first AGM are to be sent with the next BULLETIN as well as membership application kits
• Letters will be sent to the Bank to announce the new Pensioners’ Association and to set up a meeting; to enlist the Bank’s cooperation in sending out membership application forms to all eligible to join the new association; to request the Bank’s timetable for establishing a Pension Council with pensioner representation; to request a review of outstanding pension surplus issues.
• The issue of the Bank’s poor communication with pensioners was raised and the floor was opened to questions and comments at 11:50 am.

10. Comments/questions from the floor included:

• Indexing (Bank pensions are fully indexed in January)
• Numbers of pensioners (c1200 is best guess)
• Whether or not the new association was prepared to get legal advice (yes)
• Status of B of C employees moved to EDS (Paul to seek info from the Bank)
• Possible article for the Bank Notes bulletin (planned)
• Differing arrangements for survivor benefits (an area for examination by the association)
• Possible use of media as one avenue of pressure
• Possibility of biweekly pension payments
• General association meetings beyond an AGM (appropriate if urgent issue arises)

The meeting was adjourned at 12:20 p.m. by President Paul Cliffen.

Membership Kit

Votre conseil d’administration

1. L’assemblée s’est ouverte à 10h15. Colin Stephenson et Florence Coleridge ont souhaité la bienvenue aux participants et ont présenté les membres du comité organisateur. Environ cent personnes assistaient à la réunion. Fernand Payer a fait une présentation en français et a invité les participants à s’exprimer dans la langue de leur choix.

2. Il fut annoncé que Jocelyne Boily avait retiré sa candidature à un poste d’administrateur et que par conséquent il n’y aurait pas d’élection à ce poste. Les candidats restants pourraient donc être élus par acclamation. Colin Stephenson a ensuite présenté un bref historique des raisons qui ont mené à la création de l’Association ainsi qu’un résumé de ses objectifs.

3. Florence Coleridge a expliqué le contenu de la constitution de l’Association et les raisons pour que celle-ci soit constituée formellement. Elle a noté que certains sujets comme l’incorporation ou l’enregistrement de l’Association de même que la rémunération de ses administrateurs n’avaient pas été abordés dans la constitution et que ces questions seraient discutées par le nouveau conseil. Si nécessaire, des spécialistes en ces domaines pourraient être consultés. Florence a expliqué à l’assemblée le mode de scrutin qui serait utilisé pour entériner la constitution, la composition du conseil d’administration ainsi que la formule proposée pour les frais d’adhésion.

4. David Morgan, appuyé par René Marcotte, a proposé que le projet de constitution tel que publié dans le BULLETIN du 15 septembre 2001 (BULLETIN numéro 2) soit accepté par l’assemblée. La proposition fut acceptée par un vote à main levée complété par un vote par bulletins reçus par la poste. Le total des votes s’est établi à 162 en faveur de l’adoption (83 dans l’assemblée et 79 des 81 bulletins reçus – ceux-ci comportant un vote contre et un vote annulé). N.B.: certains des participants n’ont pas voté à main levée car ils avaient soumis leur vote par la poste.

5. Florence Coleridge a présenté les candidats aux divers postes du conseil d’administration et a proposé leur élection comme suit: président: Paul Cliffen; vice-président: David Morgan; secrétaire: Maura Giulani; trésorier: Fernand Payer; administrateurs: Gordon May, Larry Moncrieff, et Pat Redmond. Bev Lucas appuyé par Hillel Kaslove a proposé que les candidats soient élus par l’assemblée. L’assemblée a entériné ce choix par un vote à main levée. La présidence de l’assemblée fut alors assumée par le nouveau président, Paul Cliffen.

6. La réunion fut ajournée pour une brève pause café. Au retour, Paul Cliffen a tenu à exprimer ses remerciements à Colin Stephenson et à Florence Coleridge pour tout le travail effectué pour mettre sur pied l’Association. David Morgan s’est adressé à l’assemblée au nom des autres membres du conseil et Paul Cliffen a lu une note de Pat Redmond qui n’avait pu assister à la réunion.

7. Fernand Payer a présenté les éléments d’un budget préliminaire d’environ 15 000$ pour la première année d’opération (voir à ce sujet le BULLETIN no. 1), le tout basé sur une participation de 300 à 400 membres à l’Association. Il a aussi proposé des frais de participation de 50$ par année (ajustables sur une base trimestrielle), ou de 12,50$ par trimestre, ou d’un montant moindre laissé à la discrétion de chacun, ou d’une contribution à vie de 500$.

8. Gordon May, appuyé par Cliff Godding, a proposé que cette structure de frais soit acceptée. La proposition fut acceptée par un vote à main levée.

9. Paul Cliffen a présenté un résumé des principaux sujets qui devront être discutés pour la mise en place de la nouvelle Association et a mentionné que le conseil se réunirait deux fois par mois à cette fin. Entre autres:

• le procès-verbal de la première assemblée générale annuelle va être envoyé avec le prochain BULLETIN. Cet envoi comprendra aussi la trousse d’adhésion.
• des lettres vont être envoyées à la Banque pour: – l’aviser de la création de l’Association et demander une rencontre; – demander à la Banque de faire parvenir une trousse d’adhésion à toutes les personnes éligibles à devenir membres de l’Association; – demander à la Banque d’établir un échéancier pour la mise en place d’un Comité des Pensions a fin d’inclure les représentants des pensionnés; – demander un réexamen de la question des surplus du Régime de pension.
• L’assemblée a fait état des mauvaises communications entre la Banque et les pensionnés. Il y eut ensuite à compter de 11h50 une période de questions et de commentaires.

10. Les questions et commentaires ont porté sur les sujets suivants:

• l’indexation des pensions (il y a indexation annuelle à chaque mois de janvier)
• le nombre de pensionnés (estimé à environ 1 200)
• l’Association aura-t-elle si nécessaire recours à des opinions légales? Réponse: oui
• le statut par rapport au Régime de pension des employés de la Banque qui ont été transférés chez EDS. Paul Cliffen communiquera avec la Banque à ce sujet.
• la préparation d’un article pour Les Carnets de la Banque
• les différences notées dans les bénéfices offerts aux conjoints (ce sujet sera étudié par le conseil)
• les communications avec les médias d’information comme moyen de pression
• le versement des pensions sur une base bi-mensuelle
• des assemblées générales au besoin, non seulement sur une base annuelle. Cela sera fait si des situations urgentes l’exigent.

La séance fut close à 12h20 sur proposition du président Paul Cliffen.

La Trousse d’adhésion