General

This Constitution sets out the fundamental principles and by-laws under which the Bank of Canada Pensioners’ Association operates.

Background

The Bank of Canada Pensioners' Association was formed on October 18, 2001 to provide representation and leadership for pensioners in three main areas: the pursuit of an equitable sharing of the pension fund surplus, improvements in retirement benefits over time, and improvement in communications with the Bank and among fellow pensioners. It was becoming clear that without organization, pensioners were at risk of having their interests ignored in the changing corporate culture of the Bank of Canada.

Objectives

To provide representation for pensioners in dealings with the Bank of Canada.

To provide information to pensioners on important pension and benefit issues.

To advocate for fair and equitable treatment in the sharing of pension fund surpluses.

To monitor all changes made by the Bank of Canada to the pension plan for any impact on pensioners.

To keep abreast of changes in competitive benefits packages and to be proactive in the maintenance and improvement to pension and other benefits as warranted.

To provide a means for ensuring ongoing communications between the Bank and Pensioners on pension and retiree matters.

To maintain contacts with other similar pensioners’ organizations.

To provide a means of maintaining pensioner contacts.

Governing Principles

To be democratic, open and accountable to members.

To ensure that all members benefit equitably from any Association expenditure regardless of their geographic location.

To maintain independence from the Bank to avoid compromising the advocacy role.

To maintain constructive working arrangements with the Bank, to strive for good faith cooperation and negotiated agreements, and to express dissent when necessary.

To rely on volunteers to run the Association with paid resources used as required based on the approved mandate and within the Association’s budget.

To ensure all key documents are bilingual.

By-Laws

Name of Association

The official name of the Association is The Bank of Canada Pensioners’ Association.

Office

The Office of the Association will be in Ottawa with a mailing address to be determined by the Executive Committee.

Membership

Membership in the Association is open to any person in receipt of a pension, a deferred pension, or survivor benefits from the Bank of Canada, who pays dues as established by the constitution.

The Executive Committee has the right to revoke the membership of any member if, after a suitable review, it is determined that that member’s actions have brought discredit upon the Association. The review is to be undertaken by all non-affected members of the Executive Committee and the member has the right to attend any meetings set up for that purpose. The residual membership fee of that member will be refunded for the remainder of the period.

Membership Dues

Membership dues will be proposed by the Executive Committee and voted by the membership at the Annual General Meeting. Dues will be set to cover the cost of operation of the Association. Any surplus will be used to further the objectives of the Association.

Operating Year

The operating year for membership, financial and other activities will be October 1 to September 30.

Signing Authorization

Any contract or document requiring the signature of the Association will be signed by the President or the Vice-President, and one other Officer of the Executive Committee. Cheques will normally be signed by the President, or the Vice-President, and the Treasurer.

Expenditure of Funds

Association funds will be used only for necessary operating expenses or in the direct pursuit of the Association’s objectives, in accordance with the annual approved budget. All expenditures, or reimbursements, are to be accompanied by appropriate receipts for auditing purposes.

Audit and Accountability

There will be an Audit Committee to carry out a general review of the financial records of the Association and provide a report to the Executive Committee and the members of the Association at the annual general meeting. The Audit Committee will be appointed by the Executive Committee and consist of at least two members of the Association who are not part of the Executive Committee. In addition, the financial accounts, minutes and other records of the Association will be open to inspection by any member at any time.

Annual General Meeting

An Annual General Meeting will be held within 60 days of the end of the operating year.

Notice of the Meeting will be mailed or e-mailed to all members 30 days prior to the Annual General Meeting.

The purpose of the Annual General Meeting will be: delivery by the President of the Annual Report and by the Treasurer of the Annual Financial Report and proposed Budget for the following year; presentation by the Executive Committee of proposals and recommendations for approval by the membership; election of new Officers according to the election procedures; and an opportunity for the membership to ask questions and comment on the affairs of the Association.

Voting will be by show of hands with a majority vote by those present carrying

The Executive Committee can call for a mail-in vote by the membership on any issue deemed of significant importance.

Special General Meeting

The President or a quorum of the Executive Committee may call a Special General Meeting at any time and is required to do so on written requisition of ten percent of the members of the Association. Wherever possible, fourteen days written notice will be given for Special General Meetings.

Voting

Voting will be by show of hands with a majority vote by those present carrying. In the absence of the member, due to illness, their spouse may vote in their stead.

The Executive Committee may call for a mail-in vote by the membership on any issue deemed of significant importance.

Executive Committee

Executive Authority:

The Executive Committee is the governing body of the Bank of Canada Pensioners’ Association. It is responsible for formulating and recommending to the Membership, broad policies and programs designed to further the objectives of the Association and for the implementation of those policies and programs.

Structure:

The Executive Committee will consist of four Officers (President, Vice President, Secretary, and Treasurer), the immediate Past President, and four Members at Large.

Term of Office:

Officers and Members of the Executive Committee will be elected for two-year terms (with the exception of the immediate Past President). Reelection to the same office is permissible for a second term but not longer. Officers and Members will be elected for terms as outlined below.

To be elected Oct. 1 of odd years. eg. 2005, 2007....
President
Secretary
Two Members at Large

To be elected Oct. 1 of even years. eg. 2006, 2008....
Vice-President
Treasurer
Two Members at Large

Elections for the Executive Committee will be carried out in accordance with the By-Laws under the supervision of an Elections Committee appointed by the President for each election.

The Elections Committee will consist of an Elections Coordinator and two other members of the Association. Members of the Elections Committee will not seek office.

The duties of the Elections Committee will be to establish the schedule for the election procedure, solicit and receive nominations, supervise the distribution of the candidate list and ballots, collect and tally ballots and announce the elected Officers and Members of the Executive Committee at the Annual General Meeting.

For each election, the Elections Coordinator will be responsible for putting together an initial slate of candidates to ensure that there will be at least one candidate for each position.

Nominees can submit their names to the Elections Committee by mail, e-mail, or phone to be received by the specified date. The Committee will acknowledge all nominations and confirm the willingness of the nominees to run for office.

Ballots can either be mailed to the Elections Committee by the specified date or submitted at the Annual General Meeting where a final tally will be conducted and the results announced.

Details of the vote will be confidential known only to the Elections Committee. Only the winning candidates will be announced.

In the event of the resignation or death of an Officer, a quorum of Executive Committee members will appoint a replacement officer for the balance of the term.

All meetings will be chaired by the President. In the absence of the President, the Vice President will act as Chairperson.

Executive Committee meetings will be held at least three times per year in Ottawa. The Officers of the Executive Committee must be available to attend meetings in Ottawa.

Voting on resolutions will be by show of hands.

A majority vote of those present will carry; ties will be broken by the decision of the President, or the Vice-President acting in the absence of the President.

A quorum for an Executive Committee meeting will be four, two of which must be Officers and one of which must be the President or Vice President.

In the absence of the Secretary, any attending member may be appointed by the group to act as secretary for the meeting.

The President is the principal officer of the Bank of Canada Pensioners’ Association and the chairperson of the Executive Committee.

Responsible through the Executive Committee for formulating and recommending to the Membership, broad policies and programs designed to further the objectives of the Association.

Within the approved mandate, is responsible for developing strategy, setting priorities, and directing the work program including assigning responsibilities to Members at Large and appointing committees of the general membership.

Acts as the principal representative and spokesperson for the Association in all dealings with the Bank of Canada and in all other official liaison activities.

Chairs all meetings of the general membership and the Executive Committee.

Presents the annual report to the Membership.

Promotes interest and active participation in the Association.

One of four authorized signing officers for the Association.

Officer of the Executive Committee.

Fulfills the duties of the President in the absence of the President.

Assists the President in all responsibilities to achieve the Association’s objectives.

Takes special responsibility for policies and procedures relating to bilingualism and geographic inclusiveness.

One of four authorized signing officers for the Association.

Officer of the Executive Committee.

Participates in Executive Committee activities to achieve the Association’s objectives.

Manages all meetings of the Association and the Executive Committee including: arranging venue, compiling the agenda, issuing notice, and maintaining and distributing minutes of the meetings according to Association policy.

Administers all correspondence and membership lists.

Has custody of all records and documents of the Association except for those maintained by the Treasurer.

Ensures the administration of the Association complies with good business practice.

One of four authorized signing officers for the Association.

Officer of the Executive Committee.

Participates in Executive Committee activities to achieve the Association’s objectives.

Keeps financial records, including books of account, consistent with prudent financial management and good business practice.

Maintains account(s) at a deposit taking financial institution approved by the Executive Committee.

Receives all payments and makes all disbursements of funds as directed by the Executive Committee.

Presents an annual financial report to the Association Membership.

One of four authorized signing officers for the Association.

Member of the Executive Committee.

To provide continuity in achieving the objectives of the Association.

Participates in Executive Committee activities to achieve the Association's objectives.

Members of the Executive Committee.

Participate in Executive Committee activities to achieve the Association’s objectives.

Take special responsibility for specific functions as assigned by the President such as:

• Research on pensions and benefits
• Liaison activities with other associations
• Presentations to the Membership
• Chairing of committees
• Provides advice to the Executive Committee on areas of expertise.
• Assists any of the Officers of the Executive Committee with their responsibilities as directed by the President.

The President may appoint Special Committees whose members will hold office at the will of the Executive Committee.

The Executive Committee will determine the duties of the Special Committees.

To amend this constitution, a Notice of Amendment will be distributed to all members. A two-thirds majority of the votes cast in favour will carry.

A scheduled review of the constitution will be carried out by the Executive Committee every three years. Members will be invited to make proposals for change as part of the review. However, at any time, the Executive Committee can submit an emergency resolution to amend the constitution to a vote of the membership. In addition, an emergency resolution proposed in writing by at least ten percent of the members of the Association must be submitted to a vote of the membership.

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Préambule

Cette constitution expose les principes fondamentaux et les règlements qui guideront les actions de l’Association des Pensionné(e)s de la Banque du Canada.

Contexte

L’Association des Pensionné(e)s de la Banque du Canada a été créée le 18 octobre 2001 afin de représenter et de diriger les efforts des pensionnés dans trois domaines principaux: la répartition équitable des surplus du Régime de pension de la Banque, l’amélioration des bénéfices de retraite au fil des années et l’amélioration des communications avec la Banque et entre les pensionnés. Il était devenu évident que sans une représentation coordonnée, les pensionnés risquaient de plus en plus de voir leurs intérêts ignorés dans l’évolution de la culture organisationnelle au sein de la Banque.

Objectifs recherchés

-représenter les intérêts des pensionnés dans leurs rapports avec la Banque;

-informer les pensionnés sur les enjeux importants touchant leur pension et leurs bénéfices;

-revendiquer une répartition juste et équitable des surplus du Régime de pension;

-surveiller les intérêts des pensionnés lorsque la Banque apporte des changements au Régime de pension;

-rester au fait des changements dans d’autres régimes de pension; promouvoir le maintien et l’amélioration des pensions et des autres bénéfices lorsqu’il y a lieu de le faire;

-faciliter les communications entre la Banque et les pensionnés dans tout ce qui touche les pensions et les retraites;

-garder contact avec d’autres associations de pensionnés;

-faciliter les communications entre les pensionnés.

Principes directeurs de l’Association

-être démocratique et ouverte à tous; rendre compte de ses actions à ses membres;

-s’assurer que tous ses membres de toutes les régions bénéficient également du budget de dépenses de l’Association;

-demeurer indépendante de la Banque pour ne pas compromettre son action et ses revendications;

-conserver une approche positive dans les démarches entreprises auprès de la Banque, agir et négocier de bonne foi, mais exprimer des divergences d’opinion lorsque cela s’impose;

-utiliser dans toute la mesure du possible des bénévoles pour administrer l’Association, mais avoir recours lorsque nécessaire à des spécialistes rémunérés, sur une base prévue au budget de fonctionnement;

-produire tous ses principaux documents en format bilingue.

Règlements généraux

Nom de l’association

L’association sera connue comme l’Association des Pensionné(e)s de la Banque du Canada / The Bank of Canada Pensioners’ Association.

Le siège social de l’Association est situé à Ottawa avec une adresse postale à être déterminée par le conseil d’administration.

Peut devenir membre de l’Association toute personne qui reçoit du Régime de pension de la Banque une pension, ou qui est éligible à une pension différée, ou qui bénéficie de prestations au conjoint ou aux enfants à charge, et qui paie la cotisation prévue à la constitution.

Le conseil d’administration peut, après avoir dûment évalué le cas, suspendre tout membre qui a nui aux intérêts de l’Association. Toute proposition de suspension d’un membre sera évaluée par des membres du conseil d’administration qui ne sont pas directement affectés par la situation, et le membre désigné pourra assister à toute réunion durant laquelle son cas sera discuté. Les frais de cotisation payés par un membre suspendu lui seront remboursés au pro rata du reste de l’année en cours.

Le coût du renouvellement des cotisations sera soumis au Conseil de direction pour approbation puis sera voté par les membres à l'Assemblée générale annuelle. Ces coûts seront fixés en fonction des coûts d'exploitation de l'association. S'il reste des fonds excédentaires, ils serviront à des frais généraux visant à réaliser les objectifs de l'Association.

L’exercice financier de l’Association débute 1^er octobre et se termine le 30 septembre.

Signataires autorisés

Tout contrat ou document engageant l’Association devra être signé par le Président ou par le Vice-président, et par un autre dirigeant du conseil d’administration. En temps normal les chèques seront signés par le Président ou par le Vice-président, et par le Trésorier.

Les fonds de l’Association ne seront utilisés que pour les dépenses courantes nécessaires ou pour l’atteinte des objectifs de l’Association, tel que prévu au budget approuvé annuellement. Des pièces justificatives adéquates devront documenter tout remboursement ou dépense, de façon à ce qu’on puisse en faire la vérification.

Un comité de vérification examinera les documents financiers de l’Association et fera rapport de sa vérification au conseil d’administration ainsi qu’aux membres lors de l’assemblée générale annuelle. Le comité de vérification sera désigné par le Conseil de direction et sera constitué d'au moins deux membres de l'Association ne faisant pas partie du Conseil. Tous les membres pourront en tout temps consulter les états financiers, les procès-verbaux ainsi que tous les dossiers de l’Association.

Une assemblée générale annuelle sera tenue dans les 60 jours de la fin de l’année financière.

Un avis de la tenue d’une assemblée sera expédié par courrier ou par courrier électronique 30 jours avant l’assemblée générale annuelle.

L’ordre du jour de l’assemblée générale annuelle comprendra: la présentation du rapport annuel par le Président ainsi que des états financiers annuels et du budget de l’année suivante par le Trésorier; la présentation par le conseil d’administration de propositions et de recommandations à être soumises au vote des membres; l’élection de nouveaux administrateurs conformément aux dispositions prévues à cette fin; l’occasion pour les membres de poser des questions et de faire des commentaires sur les affaires de l’Association.

Le Président ou un quorum du conseil d’administration peuvent convoquer une assemblée générale spéciale; ceux-ci sont également tenus de convoquer une assemblée spéciale si dix pour cent des membres de l’association en font la demande par écrit. Dans la mesure du possible, un préavis de quatorze jours sera donné avant la tenue d’une assemblée générale spéciale.

Le vote se fera à main levée à la majorité des voix des membres présents qui ont appuyé la proposition. En l'absence du demandeur du vote pour raisons de maladie, son/sa conjoint (e) pourra le/la remplacer.

Le Conseil de direction peut demander un vote des membres par correspondance pour toutes questions sérieuses.

Le conseil d’administration a le mandat de diriger l’Association des Pensionné(e)s de la Banque du Canada. Il a la responsabilité de formuler et de recommander aux membres les orientations et les initiatives requises pour l’atteinte des objectifs de l’Association; il doit aussi assurer la mise en place de ces orientations et de ces politiques.

Le conseil d’administration comprend quatre dirigeants (le Président, le Vice-président, le Secrétaire et le Trésorier), le Président précédent ainsi que quatre administrateurs.

Les dirigeants et les administrateurs sont élus pour deux (2) ans (sauf le Président précédent). Les dirigeants et les administrateurs sortants ne sont rééligibles au même poste que pour un second mandat. Cependant, pour le premier conseil qui sera élu en 2001, les mandats des dirigeants et des administrateurs auront une durée différente, de façon à assurer par la suite la continuité à la direction de l’Association:

À être élu les 1er octobre des années impaires; p.ex 2005, 2007…
Président
Secrétaire
Deux Administrateurs

À être élu les 1er octobre des années paires ; p. ex 2006, 2008…
Vice-président
Trésorier
Deux Administrateurs

Ces personnes pourront ensuite être réélues pour un second terme de deux ans.

Les élections pour des postes au sein du conseil d’administration se feront conformément aux règlements, sous la direction d’un comité d’élection désigné par le Président pour chaque élection.

Le comité d’élection comprendra un coordonnateur et deux autres membres de l’Association. Ces personnes ne seront pas candidates à l’élection.

Le comité d’élection aura la responsabilité d’établir un échéancier pour l’élection, de solliciter et de recevoir les mises en candidature, de faire parvenir aux membres la liste des candidats et les bulletins de vote, de recevoir et de faire le décompte des votes, et de communiquer à l’assemblée générale annuelle les noms des dirigeants et des administrateurs élus au sein du conseil.

Le coordonnateur aura aussi la responsabilité de préparer une liste préliminaire de personnes intéressées à se présenter aux élections, de façon à ce qu’il y ait au moins une candidature par poste.

Les noms des candidats peuvent être communiqués au comité d’élection par courrier, courrier électronique ou par téléphone de façon à ce qu’ils soient reçus à la date limite. Le comité accusera réception des candidatures et s’assurera que les personnes proposées acceptent de se porter candidates.

Les bulletins de vote peuvent être envoyés par la poste ou être déposés lors de l’assemblée générale annuelle pour un décompte final dont les résultats seront alors annoncés.

Le décompte des votes ne sera connu que des membres du comité d’élection et seuls les noms des candidats élus seront communiqués.

En cas de démission ou de décès d’un dirigeant ou d’un administrateur, le conseil d’administration pourra, avec un quorum suffisant, nommer un remplaçant pour le reste du terme.

Les assemblées seront présidées par le Président. En son absence, ce rôle sera assumé par le Vice-président.

Le conseil d’administration se réunira au moins trois fois par année à Ottawa. Les membres du conseil doivent être disponibles pour se rendre à Ottawa pour assister à ces réunions.

Les votes sur les questions soumises au conseil se prennent à main levée.

Les décisions sont prises au vote majoritaire; en cas d’égalité des votes le Président, ou en son absence le Vice-président, aura un vote prépondérant.

Quorum

Il y a quorum au conseil d’administration lorsque quatre de ses membres sont présents, dont deux dirigeants, y compris le Président ou le Vice-président.

Si le Secrétaire est absent, toute personne présente peut être désignée pour agir à ce titre.

Le président est le dirigeant principal de l’Association et il assume la présidence du conseil.

Il a la responsabilité de diriger le conseil pour la formulation et la recommandation aux membres des orientations et des initiatives requises pour l’atteinte des objectifs de l’Association.

Dans le cadre de son mandat, il prépare des stratégies, établit les priorités et dirige les travaux du conseil. Il peut déléguer des responsabilités aux administrateurs et à des comités de membres de l’Association auxquels il peut confier des mandats.

Il est le représentant principal et le porte-parole de l’Association dans les relations avec la Banque du Canada ainsi que dans toutes les autres fonctions de représentation.

Il préside les assemblées des membres et du conseil d’administration.

Il présente le rapport annuel aux membres.

Il suscite l’intérêt et la participation des membres à l’Association.

Il est un des quatre signataires autorisés de l’Association.

Il est un des dirigeants du conseil.

Il assume les responsabilités du Président en l’absence de celui-ci.

Il assiste le Président dans l’atteinte des objectifs de l’Association.

Il porte une attention particulière aux politiques et procédures touchant le bilinguisme et les intérêts régionaux.

Il est un des quatre signataires autorisés de l’Association.

Il est un des dirigeants du conseil.

Il participe aux activités du conseil de façon à aider à l’atteinte des objectifs de l’Association.

Il se charge des aspects administratifs des assemblées de l’Association et du conseil, dont: les lieux de réunion, la préparation des ordres du jour, l’envoi des avis, la rédaction et la distribution des procès-verbaux selon les politiques établies.

Il administre la correspondance et garde à jour la liste des membres.

Il a la garde des documents et des dossiers de l’Association, sauf ceux maintenus par le Trésorier.

Il s’assure de la conformité des pratiques administratives de l’Association avec les normes établies.

Il est un des quatre signataires autorisés de l’Association.

Il est un des dirigeants du conseil.

Il participe aux activités du conseil de façon à aider à l’atteinte des objectifs de l’Association.

Il maintient des registres financiers, y compris des livres de comptabilité, en conformité avec une bonne gestion financière et avec les normes établies.

Il gère un (ou des) compte(s) dans une institution financière dont le choix a été approuvé par le conseil.

Il reçoit toutes les sommes dues à l’Association et effectue les déboursés autorisés par le conseil.

Il présente aux membres le rapport financier annuel.

Il est un des quatre signataires autorisés de l’Association.

Membre du Conseil de direction

Pour maintenir la continuité dans la poursuite des objectifs de l'Association

Participe aux activités du Conseil de direction dans le cadre des objectifs de l'Association

Ils font partie du conseil d’administration

Ils participent aux activités du conseil de façon à aider à l’atteinte des objectifs de l’Association.

Ils assument des mandats définis par le Président, par exemple:

• des projets de recherche sur les pensions ou d’autres bénéfices
• les communications avec d’autres associations
• la présentation de rapports aux membres
• la présidence de comités
• Ils donnent des avis au conseil dans leur domaine d’expertise
• À la demande du Président, ils soutiennent les dirigeants du conseil dans l’accomplissement de leurs tâches.

Comités spéciaux

Le Président peut créer des comités spéciaux constitués de personnes dont le mandat relève directement du conseil.

Le conseil établira les responsabilités à être assumées par ces comités spéciaux.

Les amendements à la constitution exigent qu’un avis à cet effet soit communiqué à l’ensemble des membres. Une majorité des deux tiers des votes est requise pour qu’ils entrent en vigueur.

Le conseil effectuera un examen de la constitution tous les trois ans. Les membres seront alors invités à soumettre des amendements. Néanmoins, le conseil peut en tout temps, en cas de situation urgente, proposer un amendement à la constitution et soumettre cet amendement à un vote des membres. De même, le conseil doit soumettre aux membres un amendement proposé par dix pour cent des membres.

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